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Prozesstransparenz in der Auftragsfertigung

: ams.Solution


Als einfallsreicher Lösungsanbieter hat sich die Faschang Werkzeugbau GmbH sowohl in der Feinmechanik als auch im Beschläge- und Vorrichtungsbau einen Namen gemacht. Das vielseitige Portfolio führt zu einer großen Bandbreite unterschiedlicher Entwicklungs- und Fertigungsaufträge, die es wirtschaftlich zu steuern gilt. Um die hierzu erforderliche Transparenz zu gewinnen, hat der oberösterreichische Auftragsfertiger das integrierte Auftragsmanagementsystem ams.erp unternehmensweit eingeführt.

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Im Projekt-Dashboard liefert ams.erp alle wichtigen Kennzahlen zur Performance der laufenden Aufträge.

Im Projekt-Dashboard liefert ams.erp alle wichtigen Kennzahlen zur Performance...

„Derzeit wickeln wir etwa 2.000 Aufträge pro Jahr ab“, erläutert Reinhard Faschang, der sowohl den Vertrieb als auch die Arbeitsvorbereitung leitet. „Was die Komplexität und die Durchlaufzeiten unserer Projekte angeht, so decken wir beinahe alles ab, was man sich in der Auftragsfertigung vorstellen kann: Während wir im Lohnbereich innerhalb weniger Tage liefern, haben wir es im Werkzeug- und Vorrichtungsbau mit Projektzeiten von bis zu einem halben Jahr und mehr zu tun.“ Grund dafür ist der hohe Engineering-Anteil. So gibt es Kundenprojekte, in denen Faschang das Produkt über einen Zeitraum von bis zu zwei Jahren zur Marktreife führt – in enger Abstimmung mit dem Auftraggeber, dessen Entwicklungszyklen den Projektrahmen vorgeben.

Aus betriebswirtschaftlicher Sicht hat Faschang somit eine Vielzahl unterschiedlicher organisatorischer Anforderungen zu bewältigen: Einzelfertigung im Werkzeugbau, Kleinserienproduktion im Vorrichtungs- und Beschlägebau sowie in der Feinmechanik und obendrein die Lohnarbeit. Um angesichts dieser Fülle an Organisationskonzepten den Überblick zu bewahren, hat Faschang sämtliche Geschäftsfelder abteilungsübergreifend in einem durchgängigen ERP-System abgebildet: Das Auftragsmanagementsystem ams.erp deckt die komplette Wertschöpfungskette vom Vertrieb über das Engineering, die Arbeitsvorbereitung, den Einkauf, die Produktion und den Versand bis zur Instandhaltung ab. Indem alle Projektteilnehmer die mit ihrer Arbeit einhergehenden Auftragsinformationen im System erfassen, entsteht eine vollständige Sicht darauf, wo die unterschiedlichen Projekte zeit- und kostenmäßig stehen.

Riskante Sonderlocken

„Vor
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Ein von Faschang gefertigter Sonderformfräser.

Ein von Faschang gefertigter Sonderformfräser.

der Einführung von ams.erp lag eine solche Transparenz allerdings noch in weiter Ferne“, erinnert sich Geschäftsführer Rudolf Faschang und erläutert: „Wir hatten zwar bereits 2002 ein ERP-System eingeführt. Doch trotz zahlreicher Anpassungen haben wir es in den anschließenden zehn Jahren nicht vermocht, unsere Mitarbeiter für diese Software zu gewinnen.“ Stattdessen griffen die unterschiedlichen Bereiche zu eigenen IT-Werkzeugen, um die kaufmännischen Informationen ihrer Aufträge zu verarbeiten. Mehr und mehr entstand eine Inselwelt, in der es dem Management zunehmend schwerer fiel, sich eine auftragsübergreifende Sicht auf die aktuelle Performance des Unternehmens zu verschaffen.

Doch woran lag die mangelnde Akzeptanz für das damalige ERP-System? Rudolf und Reinhard Faschang sehen die Hauptursache in einer Mischung aus mangelnder Erfahrung auf ihrer Seite und fehlendem Durchsetzungsvermögen auf Seiten des Software-Anbieters. 2002 – im Einführungsjahr der ersten ERP-Lösung – waren die Oberösterreicher gerade einmal 14 Jahre am Markt. Niemand im Unternehmen hatte bereits mit einer betriebswirtschaftlichen Standardsoftware gearbeitet. Ähnlich wie bei vielen anderen ERP-Anfängern gab es daher zahlreiche Sonderwünsche, wie die Software stärker an das gewohnte Vorgehen anzupassen sei. Vieles davon sieht das Unternehmen inzwischen eher kritisch und würde entsprechende Forderungen sicherlich kein zweites Mal stellen. „Im Laufe der Jahre haben wir die Software mehr und mehr verbiegen lassen“, räumt AV-Leiter Reinhard Faschang ein und gibt zu bedenken: „Ein umsichtiger Berater hätte uns zeigen müssen, dass es im Standard eines ERP-Systems fast immer alternative Wege gibt, mit denen sich alle Beteiligten den hohen Aufwand von Anpassungen
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Im Vertriebs-Dashboard bereitet ams.erp die Stellgrößen, Meilensteine und Kennzahlen aller Vertriebsprojekte grafisch auf.

Im Vertriebs-Dashboard bereitet ams.erp die Stellgrößen, Meilensteine und...

ersparen können.“

Im Laufe der Jahre traten die Defizite immer deutlicher zutage. Im Jahr 2012 hatte Faschang Werkzeugbau mit 75 Mitarbeitern eine Größe erreicht, die es kaum mehr erlaubte, die mangelnde Prozessintegration quasi per Zuruf auszugleichen. Als sich zusätzlich auch noch die Betreuung durch den Hersteller des Vorgängersystems verschlechterte, entschied Faschang, das ERP-Thema noch einmal völlig neu anzugehen und eine neue Lösung zu suchen.

Kundenspezifische Auftragsfertigung

Mit einer dreistelligen Zahl von Software-Systemen weist der ERP-Markt ein Angebotsspektrum auf, das für ein mittelständisches Unternehmen wie Faschang nur schwer zu überschauen ist. Um mit vertretbarem Aufwand das passende Angebot zu finden, band der Auftragsfertiger einen neutralen Marktspezialisten in die Auswahl mit ein. Als besonders wirksames Filterkriterium erwies sich die Frage, inwieweit die untersuchten Systeme für die Anforderungen der kundenspezifischen Auftragsfertigung ausgelegt sind.

Nach einer dreistufigen Vorauswahl kamen insgesamt drei Anbieter in die Endausscheidung. Neben intensiven Workshops im eigenen Haus besuchte das Auswahlteam andere Unternehmen, die mit den ERP-Lösungen bereits arbeiteten. „Dass wir uns im Endeffekt für das Auftragsmanagementsystem ams.erp entschieden haben, hatte auch sehr viel mit dem Auftreten der Organisationsberater
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Produktionsanlage für Weingläser: Das vielseitige Portfolio von Faschang führt zu einer großen Bandbreite unterschiedlicher Entwicklungs- und Fertigungsaufträge

Produktionsanlage für Weingläser: Das vielseitige Portfolio von Faschang führt...

der ams.Solution AG zu tun“, erinnert sich Rudolf Faschang. „Ganz gleich wie fachspezifisch unsere Fragen auch waren, sie wurden stets mit einem Lächeln beantwortet. Diese Kompetenz hat uns überzeugt.“

Gemeinsame Linie

Faschang Werkzeugbau führte das Auftragsmanagementsystem innerhalb von sieben Monaten ein. Gleich zu Beginn des Geschäftsjahres 2013 ging das Rechnungswesen ams.finance in den Echtbetrieb. Einen Monat später folgten die übrigen Module des ERP-Systems. Seither arbeitet das Unternehmen zu annähernd 100 Prozent im Standard der neuen Geschäftssoftware.

Dass Faschang seine unterschiedlichen Geschäftsfelder und Fertigungskonzepte ohne nennenswerte Anpassungen in ams.erp abbilden konnte, führt Geschäftsführer Rudolf Faschang nicht zuletzt auch auf eine detaillierte Geschäftsprozessmodellierung zurück, in der sich alle Beteiligten auf ein gemeinsames Vorgehen verständigten: „Mit dieser Sollablaufanalyse haben wir Schritt für Schritt geklärt, wie wir die Informationsflüsse zwischen den Abteilungen in der ERP-Software abbilden.“

Eine Fleißarbeit, die sich auch aus Sicht von Vertriebs- und AV-Leiter Reinhard Faschang gelohnt hat: „Dank der präzisen Vorbereitung waren alle Geschäftsbereiche aus dem Stand weg in der Lage, ihre Aufträge über das neue System zu
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Gasbrenner zum Veredeln von Gläsern.

Gasbrenner zum Veredeln von Gläsern.

steuern. Somit haben wir es geschafft, die anhaltend gute Auftragslage zu nutzen und unser Geschäft auch im Einführungsjahr weiter auszubauen.“

Wachsende Stückliste

Faschang hat den Wechsel auf das integrierte Auftragsmanagement genutzt, um eine Reihe von Aufgaben zu zentralisieren, die in der alten Systemwelt in unterschiedlichen Händen lagen. Indem die Zuständigkeiten jetzt nur noch bei konkret benannten Abteilungen und Mitarbeitern liegen, hat sich die Prozesstransparenz deutlich erhöht. Gleichzeitig konnten die Risiken für Mehrfacherfassung abgebaut und die Datenqualität erhöht werden. Beispielsweise laufen Angebote heute tatsächlich nur noch über den Vertrieb und Bestellungen ausschließlich über den zentralen Einkauf. Mit den Prozessvorgaben aus ams.erp hat Faschang ein systematisches Vorgehen unternehmensweit eingezogen.

Zentrale Referenz ist die Auftragsstückliste, auch wachsende Stückliste genannt. Einzel- und Auftragsfertiger verwenden diesen Ausdruck, um damit deutlich zu machen, dass sie während der gesamten Projektlaufzeit Konstruktionsänderungen verarbeiten müssen. Bei der wachsenden Stückliste handelt es sich um eine anfangs noch relativ grobe Produktstruktur, die nach und nach konkretisiert wird. Bei Faschang obliegt die Pflege der Stückliste den beteiligten Konstrukteuren. Anhand der Auftragsstückliste können Arbeitsvorbereitung, Einkauf und Produktion ihre Aufgaben bereits angehen, während die Konstruktionsarbeit noch läuft. Sobald Faschangs Konstrukteure die Auftragsstückliste aktualisieren,
sorgt ams.erp automatisch für ein Update all derjenigen Stücklisten, die zuvor bereits übergeben worden sind. Auf diese Weise erkennen die Projektverantwortlichen sofort, inwiefern durch die jüngste Konstruktionsänderung ein zusätzlicher Handlungsbedarf entsteht.

Zusätzlich zu ihrer Planungs- und Steuerungsfunktion erfüllt die Auftragsstückliste auch wesentliche Dokumentationsaufgaben. Zum Projektende liefert sie eine vollständige Sicht auf den tatsächlichen Leistungsumfang eines Produktes. Für Faschang geht es in erster Linie darum, Materialzeugnisse korrekt zuzuordnen. Hierzu verknüpft ams.erp die Zeugnisse über die Auftragsstückliste mit den verbauten Teilen. Auf diese Weise kommt vor allem der Werkzeugbau seinen Informationspflichten nach, die insbesondere im Fahrzeug- und Flugzeugbau eine immer größere Rolle spielen.

Projekt- und Unternehmenscontrolling



Faschang Werkzeugbau hat das neue Auftragsmanagementsystem seit gut zwei Jahren im Einsatz. Mit zunehmender Nutzungsdauer erkennt das Unternehmen, welche zusätzlichen Mehrwerte sich erschließen lassen, indem ams.erp sämtliche Auftragsinformationen aus allen Unternehmensbereichen zusammenführt. Im weiteren Jahresverlauf will Faschang die gemeinsame Datenbasis u. a. dazu nutzen, um eine Lösung zur internen Leistungsverrechnung aufzubauen.

Zudem will der wachstumsstarke Fertigungsspezialist sein Projekt- und Unternehmenscontrolling erweitern. Grundsätzlich strebt das Unternehmen eine genauere Analyse der Kostenstellen und Kostenarten an. Reinhard Faschang erklärt: „Wir wollen ein aktuelleres Bild unserer Performance. Dabei geht es sowohl um die laufenden Projekte als auch um die Entwicklung der einzelnen Geschäftsfelder. Das projekt- und bereichsübergreifende
Controlling soll uns helfen, die Profitabilität unserer Arbeit zu erhöhen und mit noch wettbewerbsfähigeren Angeboten in den Markt zu gehen.“


Im Projekt-Dashboard liefert ams.erp alle wichtigen Kennzahlen zur Performance der laufenden Aufträge.
Ein von Faschang gefertigter Sonderformfräser.
Im Vertriebs-Dashboard bereitet ams.erp die Stellgrößen, Meilensteine und Kennzahlen aller Vertriebsprojekte grafisch auf.
Produktionsanlage für Weingläser: Das vielseitige Portfolio von Faschang führt zu einer großen Bandbreite unterschiedlicher Entwicklungs- und Fertigungsaufträge
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